Pentru mulți antreprenori români, mașina nu este un lux, ci un instrument critic pentru desfășurarea afacerii. Fie că vorbim despre livrarea mărfurilor sau despre întâlniri constante cu clienții din toată țara, propriul vehicul oferă mobilitate și independență. Totuși, apare o întrebare logică: cum înregistrezi corect vehiculul pentru a optimiza taxele la maximum? Este posibil să reduci legal baza impozabilă prin cheltuielile cu combustibilul și mentenanța? Detalii despre asta găsești mai departe pe iAutoRO.com, unde analizăm toate nuanțele juridice și contabile ale procesului.
Statutul juridic al mașinii în activitatea unui PFA
Înainte de toate, este esențial să înțelegi un lucru fundamental: conform legislației din România, PFA-ul nu este o entitate juridică separată în același mod ca un SRL. PFA-ul reprezintă persoana fizică ce desfășoară activități economice. Acest lucru înseamnă că titularul dreptului de proprietate rămâne întotdeauna individul. Nu poți înmatricula mașina direct „pe PFA” în certificatul de înmatriculare – acolo va apărea numele tău complet, ca simplă persoană fizică.
Totuși, acest lucru nu te împiedică să folosești autoturismul în scopuri de business. Principala provocare constă în a demonstra că fiecare călătorie a fost efectuată pentru a genera venituri, și nu pentru o escapadă la munte sau la supermarket pentru cumpărături personale. Acesta este aspectul care atrage atenția inspectorilor ANAF în timpul controalelor.
Sistem real sau normă de venit?
Posibilitatea de a deconta cheltuieliile depinde radical de sistemul tău de impozitare:
- Normă de venit: Aici totul este simplu, dar rigid. Plătești un impozit fix, indiferent de încasări sau cheltuieli. Cheltuielile (combustibil, reparații, amortizare) nu influențează cu nimic suma taxelor de plată. Poți cheltui mii de lei pe tuning, dar impozitul rămâne același.
- Sistem real: Acesta este un adevărat „paradis” pentru cei care vor să optimizeze costurile. PFA-ul în sistem real plătește impozit (10%) pe venitul net. Adică: Venituri – Cheltuieli = Baza de impozitare. Aici, fiecare bon de motorină devine aliatul tău în reducerea taxelor.
Algoritmul achiziției auto pentru afacere
Dacă ai decis că mașina va lucra pentru afacere, este important să parcurgi corect procedura de achiziție. Cea mai avantajoasă variantă rămâne cumpărarea unui autoturism nou de la un dealer oficial cu factură cu TVA (dacă ești plătitor de TVA). Poți obține un drept de deducere, ceea ce îți oferă din start o economie semnificativă.
Nuanță importantă: Plata pentru mașină ar trebui efectuată, pe cât posibil, din contul tău profesional dedicat PFA-ului. Aceasta este o dovadă solidă pentru fisc că resursa a fost alocată din activitatea economică. De asemenea, în contractul de vânzare-cumpărare este recomandat să se specifice datele de identificare ale PFA-ului, chiar dacă talonul va fi emis pe numele persoanei fizice.
| Indicator | PFA Normă de Venit | PFA Sistem Real |
|---|---|---|
| Reducerea impozitului prin combustibil | Nu | Da (50% sau 100%) |
| Amortizarea auto | Nu | Da (limitată la 1.500 RON/lună) |
| Deducere TVA | Nu (dacă nu e plătitor) | Da (50% sau 100%) |
| Complexitate evidență | Scăzută | Ridicată |
Decontarea cheltuielilor cu combustibilul: cum să nu ai probleme la control
Aceasta este partea cea mai delicată privind funcționareea afacerii tale. Pentru ca ANAF să recunoască drept legale cheltuielile cu benzina sau motorina, ai nevoie de un set complet de documente. Un simplu bon fiscal de la benzinărie nu este suficient dacă vrei deducere maximă. Fiscul consideră că, fără dovezi, ai circulat în interes personal.
Ce documente sunt necesare?
- Decizia privind utilizarea vehiculului în scopul afacerii. Un document intern prin care stabilești că mașina (marcă, nr. înmatriculare) este folosită pentru vizite la clienți, transport marfă etc.
- Foile de parcurs. Deși birocratice, pentru PFA-ul în sistem real sunt singura cale de a deconta 100% din cheltuieli. Trebuie să conțină data, destinația, numărul de kilometri și consumul. Fără foi de parcurs, deducerea este limitată automat la 50%.
- Facturi și bonuri fiscale cu CUI. Pentru ca un bon de benzină să fie deductibil, acesta trebuie să aibă tipărit codul tău de identificare fiscală (CUI-ul PFA-ului) dacă valoarea este sub 100 Euro.
Reține limitele de decontare. Dacă folosești mașina mixt (și în interes personal), poți deconta doar 50% din tot ce înseamnă combustibil, reparații, asigurări și impozite auto. Pentru 100%, utilizarea trebuie să fie exclusiv profesională și justificată prin kilometraj strict.
Reparațiile și întreținerea tehnică (ITP, Revizii)
Aici se aplică aceeași regulă: cheltuielile trebuie documentate și legate de activitate. Dacă ai schimbat uleiul sau ai reparat suspensia, vei avea nevoie de:
- Factură fiscală emisă de service-ul auto (unde se specifică piesele și manopera).
- Dovada plății (bon fiscal, extras de cont).
- Important: Service-ul trebuie să fie autorizat; reparațiile făcute „la negru” nu pot fi introduse în contabilitate.
Un detaliu interesant despre amortizarea fiscală. Codul Fiscal permite includerea în cheltuieli a amortizării pentru autoturismu achiziționat, însă în limita a 1.500 RON pe lună pentru mașinile de persoane. Dacă ai o mașină scumpă, nu vei putea deduce întreaga valoare într-un singur an, ci eșalonat pe parcursul a 4-6 ani.
Specificul TVA: credit fiscal și limitări
Dacă ești PFA plătitor de TVA, achiziția unei mașini îți oferă dreptul la deducere. Dar atenție la „capcane”. Dacă folosești mașina și pentru a merge în vacanță în Grecia, legea te obligă să deduci doar 50% din TVA-ul aferent achiziției și cheltuielilor ulterioare. ANAF verifică frecvent corelația dintre kilometri din foile de parcurs și realitatea de pe bord în timpul controalelor tematice.
Mașinile electrice pentru PFA: trendul anului 2026
Având în vedere prețurile mari la combustibili, mulți antreprenori români migrează către vehicule electrice, profitând și de programe precum „Rabla Plus”. Pentru PFA, acest lucru este avantajos din perspectiva costurilor de rulare, dar mai complex contabil. Cum decontezi curentul? Dacă încarci la stații publice, primești factură – e simplu. Dacă încarci acasă sau la birou, este recomandată instalarea unui contor separat pentru a justifica energia consumată strict de mașină, altfel dovada cheltuielii va fi greu de acceptat de către inspectori.
Greșeli tipice pe care trebuie să le eviți
1. Lipsa legăturii cu codul CAEN. Dacă activitatea ta este „Programare” și încerci să decontezi un camion, motivând că trebuie să cari un laptop, vei avea probleme. Activitatea trebuie să necesite în mod real acel tip de transport.
2. Plata cu numerar peste limite. Reține că plățile către firme (furnizori de piese/service) au limite zilnice pentru numerar (5.000 RON în România). Pentru sume mari, folosește întotdeauna transferul bancar.
3. Ignorarea asigurărilor. Costurile pentru RCA și CASCO pot fi de asemenea deduse în sistemul real (50% sau 100%), reprezentând sume importante, mai ales pentru vehiculele noi.
Concluzie
Gestionarea unei mașini prin PFA este un instrument eficient de optimizare fiscală, în special pentru cei care lucrează în sistem real. Deși procesul necesită o evidență riguroasă (foi de parcurs, facturi, chitanțe), beneficiul financiar prin reducerea impozitului pe venit și a CASS-ului compensează efortul birocratic. Important este să ai mereu documentația pregătită pentru a dovedi că fiecare litru de combustibil a fost consumat pentru creșterea afacerii tale.
Intenționezi să achiziționezi o mașină pe PFA anul acesta? Împărtășește-ne experiența ta în comentarii sau pune-ne o întrebare – suntem aici să te ajutăm cu detalii!
